Ya sabe que un CRM podría cambiar las reglas del juego para su empresa, pero como pequeña o
mediana empresa, no puede permitirse perder un tiempo y dinero valiosos en la herramienta
incorrecta.
Entonces, ¿qué puede hacer un CRM por usted? ¿Cómo sabrá qué funciones necesita para
obtener los mejores resultados? ¿Cómo encajará un CRM en su proceso de ventas existente?
Si está considerando un CRM para su pequeña o mediana empresa, esta guía le responderá
estas preguntas.
¿Qué es CRM?
Para definir la Gestión de la Relación con el Cliente (CRM para abreviar), es importante hablar
de ella desde dos ángulos clave: el concepto y las herramientas.
En primer lugar, la gestión de las relaciones con los clientes es un método para crear y
mantener los contactos y las relaciones de su empresa. Como su nombre lo indica, esto incluye
a sus clientes, pero no se detiene ahí, también puede incluir clientes potenciales o prospectos,
suscriptores de correo electrónico, entre otros.
El proceso de CRM se centra en todas las interacciones entre su empresa y otras personas. Esto
incluye llamadas, correos electrónicos, negociaciones, ventas y más. Le ayuda a nutrir y mejorar
todas sus relaciones comerciales.
Esto nos lleva al otro ángulo importante de CRM: las herramientas de CRM.
Una herramienta CRM le ayuda a realizar un seguimiento de todas estas interacciones en un
solo lugar. Los vendedores, por ejemplo, pueden hacer más de 100 llamadas a la semana, y un
software CRM les ayuda a almacenar cada detalle importante.
Los representantes de ventas pueden ver exactamente dónde se encuentra su cliente potencial
en el embudo de ventas , de qué hablaron con ellos, cuándo hacer un seguimiento y mucho
más en un software CRM.
Un excelente CRM también brinda a los gerentes y ejecutivos una visión instantánea de las
ventas, los clientes potenciales y las predicciones para el mes o trimestre, sin absorberlos en
los detalles esenciales. Brinda a todos la información que necesitan, cuándo y cómo la
necesitan.
Los beneficios de CRM para las pequeñas y medianas empresas
Ya sea que desee crecer en nuevas sucursales y contratar nuevos empleados o simplemente ser
más productivo y rentable con lo que ya tiene, un CRM puede ayudarlo a lograr sus objetivos.
Así es como un CRM puede ayudar a una pequeña o mediana empresa :
- Sabes en qué concentrarte cada día
- Puedes personalizar cada interacción
- Puede tomar decisiones comerciales más eficientes
- Puedes aprovechar una gran oportunidad
Estos son esos beneficios con más detalle:
Sepa en qué concentrarse cada día
¿Sus representantes de ventas saben exactamente qué hacer cuando se sientan en su
escritorio todas las mañanas?
Como Pymes, puede darle a su equipo de ventas un objetivo de ventas ambicioso. Pero si sus
representantes no saben de dónde vendrá su próxima venta (o incluso la conversación de
ventas), terminarán saltando entre clientes potenciales según su instinto.
Con un CRM, usted y sus representantes sabrán exactamente qué tan cálido es un cliente
potencial y se concentrarán en los que tienen más probabilidades de avanzar. Cada mañana,
sabrán exactamente con quién hacer un seguimiento y cómo prepararse. Se acercarán a cada
oportunidad con un plan.
Personaliza cada interacción
Una de sus mayores ventajas como Pymes es la atención genuina que puede brindar a cada
uno de sus clientes. Sin embargo, un estudio reveló que los representantes de ventas tienen un
promedio de 94,4 interacciones al día. Esto incluye correos electrónicos, llamadas telefónicas,
mensajes de voz e interacciones en redes sociales.
No importa cuánto lo intente, no puede recordar todo sobre cada persona y compañía con la
que habla.
Con un CRM, obtendrá una visión instantánea de todas las conversaciones pasadas con un
cliente potencial o existente. Desde las preguntas que han hecho hasta los productos que han
comprado, puede adaptar cada conversación y fomentar su relación con ellos.
Tome decisiones comerciales más eficientes
Con todas estas perspectivas de clientes potenciales y clientes en un solo lugar, puede
comenzar a notar tendencias. Aquí hay unos ejemplos:
- Preguntas y solicitudes recurrentes de un producto o servicio
- Comparaciones con otras propuestas del mercado
- Productos que se compran juntos con frecuencia
- Motivos de devoluciones, reclamaciones, etc.
Cuando observe patrones como estos, puede ser eficiente sobre el futuro de su negocio. Por
ejemplo, puede lanzar nuevos productos, mejorar los existentes o agrupar algunos productos.
También puede utilizar esta información para mejorar su copia de marketing, como páginas de
destino, correos electrónicos, descripciones de productos y más.
Aprovecha una gran oportunidad
¿Alguna vez se perdió un gran cliente nuevo solo porque las cosas se pusieron ocupadas y la
oportunidad se escapó?
Sin un sistema adecuado en su lugar, esto puede suceder con demasiada facilidad. Pero con un
CRM que mantiene a todos actualizados, nunca dejará caer oportunidad. Con recordatorios,
automatizaciones y una visión de todo el equipo de todas las oportunidades, puede reenfocar
rápidamente a su equipo en los acuerdos que más importan en cualquier momento.
Los desafíos del CRM para las pequeñas y medianas empresas
A estas alturas, estás intrigado. Puede ver el impacto positivo que un CRM podría tener en su
Pymes, pero aún no está seguro de que valga la pena hacer ese movimiento. Analicemos dos de
los desafíos más comunes de CRM para estas empresas.
1.- ¿Qué pasa si nuestros sistemas actuales funcionan bien?
Si actualmente no usa un CRM y su negocio aún alcanza todos los objetivos de ingresos, es
posible que sienta que no es necesario realizar ningún cambio.
Después de todo, ¿por qué cambiarías lo que ya funciona? Se hacen las cosas, se ganan
acuerdos de venta. La introducción de un nuevo software solo distraería de eso.
Veamos algunas opciones que está utilizando actualmente para rastrear la información de su
cliente:
- Cuadernos
- Hojas de cálculo
- Notas adhesivas
- Cartas de negocios
- Correo electrónico
Un informe muestra que los representantes de ventas solo dedican alrededor del 35% de su
tiempo a vender . El resto de su tiempo se dedica a tareas administrativas, preparación de
reuniones e investigación. Saltar entre sistemas como hojas de cálculo, correo electrónico y
lápiz y papel definitivamente no ayuda con este problema.
Una herramienta CRM puede centralizar estos sistemas y acortar drásticamente sus tareas
administrativas. Puede encontrar la dirección de un cliente potencial, las notas de la última
llamada telefónica o el primer correo electrónico que les envió, todo en cuestión de segundos.
2.- ¿Puedo pagar un CRM?
Incluso con estas ventajas en mente, invertir en un CRM puede resultar aterrador para una
Pymes. Esto es lo que necesita saber sobre los precios de CRM para pequeñas y medianas
empresas.
CRM tiene un precio por usuario. Cuantas menos personas necesiten acceder a su CRM,
menor será su costo mensual, ideal para equipos y empresas más pequeños.
Los precios de CRM generalmente se basan en niveles. Un excelente CRM no le obligará a
pagar un precio elevado con un montón de funciones que no necesita. En cambio, podrá elegir
un nivel que se adapte perfectamente a su empresa. Asegúrese de revisar los planes uno al lado
del otro.
Cuando encuentre el CRM adecuado, puede ahorrar con una suscripción anual. Se le cobra
anualmente, pero la tarifa mensual a menudo resulta más barata.
Siempre que pueda, obtenga una prueba gratuita. Si dirige una empresa ajustada, incluso un
mes de una mala compra de software puede hacer que retroceda. Una prueba gratuita lo
ayudará a probar un CRM en el trabajo real del día a día y a decidir si cumple todos sus
requisitos.
El costo de las herramientas de CRM para empresas comienza alrededor de $ 15 por mes por
cada usuario para las funciones esenciales y puede llegar a alrededor de $ 50 por mes por
usuario. ¿Cómo puede saber que esta es la inversión adecuada?
Primero, calcule su costo mensual potencial multiplicando este número por el número de
personas que lo usarían. Luego, hágase estas preguntas sobre una solución CRM:
- ¿Cuántas horas a la semana podría ahorrar cada persona?
- ¿En cuántas oportunidades de ventas adicionales podría trabajar cada persona gracias a ese tiempo ahorrado?
- Según la tasa promedio de cierre de acuerdos, ¿Cuántas ventas adicionales podríamos realizar?
- ¿Cuántas oportunidades más se podrían cerrar cada mes debido a un seguimiento más oportuno?
La solución CRM adecuada le dará resultados que superarán con creces el costo.
Cómo encontrar el CRM adecuado para Pymes
Ahora sabe que el costo de CRM varía según las funciones que necesita. Estas son algunas de
las características que debe buscar en el CRM de su pequeña empresa.
Facilidad de uso
Si bien esta no es una característica específica, es enormemente importante. Su CRM no
debería requerir una capacitación de varios días o contratar a un experto para que lo ponga en
funcionamiento.
Idealmente, la configuración será auto-explicativa, guiada con pasos sencillos para que pueda
comenzar a trabajar rápidamente. Los recursos como tutoriales en video, consejos escritos y
foros de la comunidad son una ventaja definitiva.
Personalización
La forma en que realiza las ventas es única para usted. Las etapas de su canal de ventas o los
datos de contacto de los que realiza un seguimiento no coinciden necesariamente con las
opciones predeterminadas de su CRM.
Un gran CRM te permitirá personalizar estos elementos (y más). Las funciones como filtros
(segmentación), vistas personalizadas y paneles de control deberían permitirle ver el panorama
general de su pequeña empresa, no la idea de otra persona sobre una pequeña empresa.
Integraciones CRM
Ya está utilizando algunas herramientas en su negocio para propósitos específicos, como
correo electrónico, calendario, almacenamiento de archivos, facturación y más. Su CRM no
debería reemplazarlos, pero para centralizar toda su información de clientes potenciales y
clientes, debe integrarse con ellos.
Si no es así, terminará dedicando demasiado tiempo a la administración, al igual que con las
hojas de cálculo y los blocs de notas.
Pipedrive se integra con cientos de herramientas. Algunos ejemplos de estas herramientas son
soluciones telefónicas, gestión de tareas, propuestas y contratos, atención al cliente y más.
Automatizaciones
Cuantas menos tareas deba hacer manualmente, más tiempo tendrá que dedicar a la
construcción de relaciones y la venta. El mejor CRM lo ayudará a automatizar tareas repetitivas,
como:
- Extraer datos de contacto de motores de búsqueda y redes sociales
- Crear tratos a partir de nuevos contactos
- Creando recordatorios
- Envío de correos electrónicos con plantillas al registrarse y realizar un seguimiento
Esto liberará su tiempo para concentrarse en tareas de alta prioridad.
Colaboración
Como pequeña empresa, hacer llegar rápidamente la información correcta a la persona
adecuada es fundamental. Por ejemplo, los ejecutivos pueden necesitar un panorama general y
las personas que trabajan en el mismo trato querrán detalles. Estas son algunas
características que pueden ayudar a que eso suceda:
- Visibilidad : en toda la empresa o disponible para personas específicas
- Agregar seguidores : seleccionar personas que recibirán notificaciones sobre el trato
Así es exactamente como puedes colaborar dentro de Pipedrive .
Cómo adoptar su nuevo CRM para pequeñas y medianas empresas
La introducción de un nuevo software siempre es un desafío, sin importar cuán grande sea la
herramienta. Una nueva herramienta trae un cambio de hábitos, lo que puede generar cierta
resistencia.
Estas son las mejores formas de fomentar la adopción de CRM en su pequeña empresa.
Comunique los beneficios de usar un CRM
¿Cuál es el impacto directo que tendrá un CRM en sus representantes de ventas? Cuanto más
comprenda dónde pierden tiempo y oportunidades, mejor podrá mostrar el cambio positivo que
se avecina.
Por ejemplo, puede mostrar a sus representantes que:
- Dedique menos tiempo a actualizar la información de clientes potenciales o clientes
- Automatice ciertas tareas para que puedan concentrarse mejor en el trabajo de alto
- impacto, como investigar los puntos débiles de un cliente potencial
- Colaborar en acuerdos entre ellos de manera más eficiente
Cuando los representantes de ventas vean el efecto de un CRM en su cuota de ventas, su
productividad y su satisfacción laboral general, estarán mucho más abiertos a realizar el
cambio.
Involucre a su equipo en el proceso de selección de CRM
Idealmente, ya habrá reducido la selección a algunas opciones de CRM después de examinar
las funciones y el costo según sus necesidades y presupuestos.
Cuando tenga pocas opciones, solicite su opinión a su equipo. Haz que realicen una prueba
gratuita y compartan sus comentarios contigo. De esta manera, experimentarán ganancias
rápidas y estarán mucho más preparados para la transición a un CRM una vez que tome la
decisión como equipo.
Asignar funcionalidades de CRM a los procesos actuales
Finalmente, ayude a su equipo a comprender cómo un CRM reemplaza sus procesos y
herramientas existentes.
Por ejemplo, cuando identifican un nuevo cliente potencial, la forma anterior sería ingresarlo en
una nueva fila de una hoja de cálculo. Luego, buscarían manualmente su sitio web, correo
electrónico, número de teléfono y cuentas de redes sociales.
La nueva forma es crear un nuevo trato y contacto en su CRM, que automáticamente extraerá
toda la información pública sobre esa persona o empresa.
Haga esto para cada etapa del proceso de ventas y todas las tareas administrativas que pueda
imaginar.
Luego, deje suficiente espacio para preguntas y comentarios. Además, asegúrese de
sobrestimar el tiempo que les llevará a todos hacer la transición y reemplazar todos sus
procesos existentes por otros nuevos.
